Góðir stjórnarhættir

Yfirlýsing um stjórnarhætti Innnes ehf. Júlí 2022

Reglur um stjórnarhætti sem félagið fylgir eða ber að fylgja samkvæmt lögum og hvar slíkar reglur eru aðgengilegar almenningi.

Stjórn og stjórnendur Innnes ehf. viðhafa góða stjórnarhætti svo að tryggt sé að störf stjórnar sem og starfsemi félagsins í heild uppfylli þau viðmið sem gilda um góða viðskiptahætti. Yfirlýsingin er gerð með það að markmiði að auka ábyrgð og gagnsæi gagnvart hluthafa, viðskiptavinum, starfsmönnum og samfélaginu.

Félaginu ber ekki lagalega skylda til að fylgja reglum um stjórnarhætti en hefur samt sem áður til hliðsjónar leiðbeinandi reglur um Stjórnarhætti fyrirtækja sem urðu til úr samstarfi Viðskiptaráðs Íslands, Kauphallar Íslands og Samtaka atvinnulífsins. Leiðbeiningarnar má finna á www.leidbeiningar.is.

Reglur og viðmið sem farið er eftir

Stjórnarhættir félagsins taka fyrst og fremst mið af lögum nr. 2/1995 um hlutafélög, samþykktum félagsins og ofangreindum leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja.

Aðalfundur og hluthafafundir eru boðaðir með löglegum hætti. Þá fundi situr stjórn, endurskoðandi félagsins, forstjóri, fjármálastjóri og fulltrúi hluthafa. Aðeins er einn hluthafi í Innnes. Almenn fundarsköp eru viðhöfð á fundinum. Fundargerðir eru ritaðar og undirritaðar eftir hvern fund.

Frávik frá leiðbeiningum um góða stjórnarhætti

Ekki þykir ástæða til að hafa sérstaka tilnefningarnefnd. Fulltrúi hluthafa tilnefnir stjórnarmenn, sem kosnir eru svo á aðalfundi hverju sinni.

Endurskoðunarnefnd er ekki starfrækt í fyrirtækinu. Stjórnin sinnir sjálf hlutverki endurskoðunarnefndar og óskar reglulega eftir gögnum frá stjórnendum og yfirfer ítarlega endurskoðunarskýrslu frá ytri endurskoðendum árlega.

Starfskjaranefnd er ekki starfrækt á vegum stjórnar.

Einn af þremur stjórnarmönnum er óháður. Hluthafi er aðeins einn og því þarf ekki að hafa vernd minnihluta hluthafa í huga við ráðningu stjórnarmanna.

Lýsing á helstu þáttum innra eftirlits og áhættustjórnun félagsins

Stjórn og stjórnendur eru ábyrg fyrir innra eftirliti. Innra eftirlit er meðal mikilvægustu verkefnum stjórna til að tryggja að félagið nái markmiðum sínum, gæti að eignum sínum, búi til áreiðanleg reikningsskil og aðrar fjárhagsupplýsingar og tryggi það að lögum og reglum sé fylgt. Fjárhagsferlar hafa verið settir upp til að tryggja skráningu á tekjum og kostnaði, hugað hefur verið aðgreiningu starfa, reglulegt eftirlit er haft með birgðatalningu og rýrnun og einnig með fjárhagsuppgjörum félagsins. Einnig þarf að meta sviksemisáhættu og upplýsingaöryggi.

Reglubundið eftirlit Heilbrigðiseftirlits Reykjavíkur á starfsstöð Innnes á sér stað þar sem metnir eru þrír þættir, eftir því sem við á hverju sinni, matvæli, hollustuhættir og mengunarvarnir. Er vísað í reglugerð (EB) nr. 852/2004 um hollustuhætti sem varða matvæli, með síðari breytingum, og lög um matvæli nr. 93/1995.

Árið 2019 hlaut Innnes vottun frá BSI á Íslandi á gæðastjórnkerfi sínu samkvæmt ISO 22000, alþjóðlegum staðli sem skilgreinir kröfur til stjórnkerfis fyrir öryggi matvæla. Úttektir eru einu sinni á ári og endurnýjun vottunarskírteinis er á þriggja ára fresti. Sjá gæðastefnu og vottunarskýrteini á heimasíðu félagsins

Ytri endurskoðendur félagsins gera árlega úttekt á virkni innra eftirlits. Reglulega eru gerðar úttektir af ytri aðilum í upplýsingaöryggi og gæða- og öryggismálum.

Stefna félagsins um samfélagslega ábyrgð og siðferðisviðmið

Félagið hefur sett sér stefnu um samfélagslega ábyrgð og siðferði og hægt er að nálgast nánari upplýsingar um framangreind atriði á heimasíðu félagsins.

Samsetning og starfsemi stjórnar, framkvæmdastjórnar og undirnefnda stjórnar

Stjórn félagsins er skipuð þremur einstaklingum, kjörnum á aðalfundi til eins árs í senn. Leiði kosning stjórnarmanna til þess að skilyrði hlutafélagalaga um kynjahlutföll séu ekki uppfyllt, skal kosið aftur þar til skilyrðin eru uppfyllt. Stjórn félagsins ræður framkvæmdastjóra og stýrir helstu málefnum félagsins milli hluthafafunda og gætir hagsmuna þess gagnvart þriðja manni. Undirskrift tveggja stjórnarmanna skuldbindur félagið.

Framkvæmdastjórn félagsins er skipuð sex einstaklingum, forstjóra, framkvæmdastjóra fjármálasviðs, framkvæmdastjóra markaðssviðs, framkvæmdastjóra smásölusviðs, framkvæmdastjóra fyrirtækjasviðs og framkvæmdastjóra ferskvörusviðs. Fara þeir með daglegan rekstur félagsins.

Tilnefninganefnd

Ekki þykir ástæða til að hafa sérstaka tilnefningarnefnd. Fulltrúi hluthafa tilnefnir stjórnarmenn, sem kosnir eru svo á aðalfundi hverju sinni.

Undirnefndir stjórnar

Engar undirnefndir eru starfandi hjá félaginu. Stjórn sinnir sjálf málum er snúa að endurskoðun og starfskjörum.

Upplýsingar um fjölda stjórnarfunda og funda undirnefnda og mætingu

Stjórnarfundir eru haldnir mánaðarlega að jafnaði. Stjórnarfundi situr stjórnin, forstjóri og fjármálastjóri. Einu sinni á ári situr eingöngu stjórn fundinn.

Starfsreglur stjórnar

Stjórn félagsins starfar eftir starfreglum og starfsáætlun stjórnar.

Upplýsingar um stjórnarmenn

Í stjórn félagsins, kosin á aðalfundi 6. maí 2022, sitja Baldvin Valtýsson stjórnarformaður, Ólafur Björnsson og Elín Ólafsdóttir.

Upplýsingar um hvaða stjórnarmenn eru óháðir félaginu og stórum hluthöfum

Baldvin Valtýsson er óháður stjórnarmaður. Ólafur Björnsson og Elín Ólafsdóttir sitja fyrir hönd hluthafans.

Helstu þættir í árangursmati stjórnar

Stjórn samþykkir árlega rekstrar- og fjárfestingaáætlun. Á bak við áætlanir liggja ýmis undirmarkmið. Mánaðarlega er farið yfir árangur sem hefur náðst til samanburðar við þær áætlanir og markmið sem fyrir liggja.

Upplýsingar um forstjóra félagsins og lýsing á helstu skyldum hans

Forstjóri hefur með höndum daglegan rekstur félagsins og kemur fram fyrir hönd þess í málefnum sem varða hefðbundinn rekstur þess. Hlutverk forstjóra er skilgreint í samþykktum félagsins og starfsreglum stjórnar, sem og í ráðningarsamningi við félagið.

Magnús Óli Ólafsson er forstjóri félagsins. Magnús Óli tók við sem forstjóri 01.01.2013. Þar á undan var hann framkvæmdastjóri smásölusviðs Innnes ehf. Árin 2014-2021 sat Magnús Óli í stjórn Félags atvinnurekenda, þar af sem formaður stjórnar frá 2017-2021. Magnús Óli hefur verið stjórnarformaður Vínnes ehf. frá árinu 2018.

Magnús Óli á engan hlut í félaginu og enginn kaupréttarsamningur hefur verið gerður við hann. Magnús Óli hefur engin hagsmunatengsl við helstu viðskiptaaðila eða samkeppnisaðila félagsins.

Upplýsingar um brot á lögum og reglum sem viðeigandi eftirlits- og eða úrskurðaraðili hefur ákvarðað

Ekki hefur verið úrskurðar um nein brot á lögum og reglum sem viðeigandi eftirlits- og eða úrskurðaraðili hefur ákvarðað.

Fyrirkomulag samskipta hluthafa og stjórnar

Hluthafi fer með æðsta vald í málefnum félagsins í samræmi við lög og samþykktir þess. Hluthafi Innnes er einn. Tveir fulltrúar hluthafa sitja í stjórn félagsins. Samskipti milli hluthafa og stjórnar eru því bæði óformleg og í gegnum stjórnar- og hluthafafundi.

Reykjavík 7. Júlí 2022